טרלו או טודואיסט? השוואה בין אפליקציות לניהול משימות

מאי היה מרתק. אולי החודש הכי מרתק בינתיים! לקחתי על עצמי משימה די מורכבת. ניהול משימות! הרגשתי כמו חוקרת אמיתית, כשהמטרה הסופית שלי היא להכניס סדר לחיי, סדר שינצח את הכאוס ויביא לי אושר!

בסופו של דבר, מה שהניע אותי יותר מכל, זו דווקא המחשבה שיש סיכוי שה- "סדר בעניינים" הזה יוכל לעזור גם לכן, וזה בהחלט הסב לי אושר.

בואו ניגש לעניינים! בדקתי שלוש אפליקציות לניהול משימות: טרלו, 17 כובעים וטודואיסט. המטרה היתה למצוא את האפליקציה היעילה ביותר לניהול המשימות היומיומיות שלי.

הפרמטרים שהצבתי לניסוי הזה היו: 1. האם הממשק מעוצב טוב ונוח לשימוש? 2. האם השימוש באפליקציה "אינטואיטיבי" או שנדרשת הבנה או ידע מוקדם לצורך תפעול? 3. האם יש אפשרות לחלק את המשימות בתוך פרויקטים או קטגוריות? 4. האם יש אפשרות לתצוגה כוללת של כל המשימות או הפרויקטים בו זמנית? 5. האם האפליקציה מתממשקת ליומן של גוגל? 6. האם יש אפשרות למיון ופילוח של הנתונים?

ואלו הם הממצאים.

טרלו נהדרת. אבל לא לכל המטרות. מצאתי שבשבילי היא נהדרת עבור הבלוג.

למה דווקא עבור הבלוג? היא מאוד ויזואלית, מהבחינה הזו שאפשר לראות את המטלות שבתוכה מחולקות לקטגוריות ולהזיז אותן ממקום למקום, החל משלב הרעיון, לשלב הביצוע לשלב הפרסום. זה נהדר כשמדובר בפרויקט שמכיל מקבץ מטרות שעוברות תהליך זהה, ואפשר להזיז את המטלות על מעין ציר של עשיה. קצת פחות עובד כשמדובר במשימות אחרות, כאלה שעבורן אני זקוקה לסמן את הוי על הצ'קליסט ולעבור הלאה, או כאלה שציר העשיה שלהן שונה לחלוטין אחת מהשנייה. ניסיתי ליצור לוחות עבור פרויקטים נוספים וגיליתי שזה מכביד עליי. יותר מדי לוחות, הרבה בלאגן בעיניים.

אני לא חושבת שהייתי מתחברת לאפליקציה הזו בלי הפוסט המעולה ששרון גולן העלתה בבלוג של יונית צוק. לדעתי זו לא אפליקציה אינטואיטיבית בכלל, ורוב הסיכויים שבלי הדרכה טובה לא הייתי מצליחה לפענח אותה באותו אופן, כך שאם אתן מתכננות להשתמש בטרלו, אנא מכן, הציצו בהדרכה של שרון לפני כן. זה בהחלט עוזר לפשט את העניינים.

17 כובעים לא מומלצת בכלל. מעניין, כי מדובר באפליקציה שקיבלה הרבה תשבחות בפורומים האמריקאים. יש שם הרבה כוונות טובות, זו אמורה להיות אפליקציה נהדרת שמשלבת בין ניהול חשבון (כמו "חשבונית ירוקה") לבין ניהול משימות (כמו "טרלו" או "טודואיסט"), היא מתחברת ליומן-גוגל, למייל. היא אמורה להיות מושלמת! אבל מה? הממשק מעוצב רע. פשוט מעוצב רע. קשה לי להתחבר לאפליקציות שהממשק שלהן לא נוח. בסופו של יום, אני בוחרת להשתמש באפליקציה כדי להסיר את הבלאגן מהעיניים, כדי להקל על ניהול המשימות ולא כדי להפוך את ניהול המשימות למשימה נוספת. כך ש-17 כובעים? ממליצה להם לעשות מייקאובר רציני, לא ממליצה לכן להשתמש באפליקציה.

עם טודואיסט היה לי קליק ממבט ראשון. בניגוד ל- 17 כובעים ולטרלו, הממשק של טודואיסט פשוט, נקי, נוח וקל לתפעול. כאילו מתחבר בדיוק עם השפה הוויזואלית האישית שלי, ובעיני זה חשוב לא פחות מכל פרמטר אחר. קל להתמצא בתוך הקלילות הנעימה הזו. יש לי אפשרות להניח שם את המטלות שלי, לחבר להן תזכורות, לקבוע להן דדליין. לראות מה עליי לעשות היום. מה עליי לעשות במהלך השבוע. לפלח לפי פילטרים. לחלק לפרויקטים. ליצור רוטינות שחוזרות על עצמן מדי יום, מדי שבוע. יש לי אפשרות לראות את ה"קארמה" שלי, שנמדדת לפי היכולת שלי לעמוד במשימות. גם הטודואיסט מתממשק למייל וליומן של גוגל, ישנה אפשרות להוסיף "שותפים" למשימה.

לא נגמלתי מהשימוש במחברת.

נוח לי איתה וברגע "הורדת" המשימות לקרקע היא היעילה מכולם. אני חושבת שזה נבון להשתמש במחברת במקביל. יש וייב אחר למחברת מאשר לאפליקציה. הרגע הזה שבו אני מפרקת את המשימות לגורמים מתנהל הכי נכון מול המחברת. בסוף כל יום אני עוברת על המחברת ומעבירה את המשימות במסודר, כולל חלוקה לפרויקטים והקצבה של זמנים, לאפליקציה.

פיסות מידע מתוך המחברת שראויות להישאר בזיכרון עוברות למחברת של Evernote, באמצעות צילום המחברת או באמצעות כתיבת מסקנות. זאת כדי שאוכל לחזור אליהן אחר כך באמצעות חיפוש פשוט באפליקציה.

אם יש משהו שלמדתי במהלך החודש הזה הוא שלא משנה באיזו אפליקציה תשתמשו לניהול המשימות, חשוב יותר מהכל לדעת איך לגשת אליהן. לכתוב אותן בבירור, לפרק כל משימה לתתי-משימות.

ניסיתי כמה גישות. בסופו של דבר ננעלתי על חלוקה של - "בשלב ביצוע", "רעיונות קטנים" ו- "רעיונות גדולים". יש שממליצים להניח עמודה גם ל- "סיימתי" אבל מאחר והמשימות שבוצעו נשמרות גם ככה, ויתרתי על העמודה. כדי לא להתבלבל, הנחתי את החלוקה הזו בכל תחום של עשיה: הסטודיו, הבלוג, הרצאות, בית. יצרתי קטגוריה נפרדת לרוטינות שחוזרות על עצמן; שיגרת בוקר, שיגרת ניקיון, שיגרת טיפוח.

מה שיצא מתוך הניסוי הזה הוא ההבנה שכל פרויקט שאני מתחילה נמדד בצעדים ומשימות קטנות. היום אני משתדלת לבצע רישום של כל פעולה, כדי לדעת בדיוק איך לקטלג אותה להבא.

נחשפתי לשיטת ה- Getting Things Done, בזכות מיכל פולת הנהדרת. ניהלנו הרבה שיחות על ניהול יעיל של משימות באמצעות השיטה ובעזרתה הצלחתי לפלח את המשימות לפי קטגוריות שמעולם לא חשבתי עליהן, כמו; כמה זמן זה לוקח? באיזה סטייט אוף מיינד אני? או איפה אני נמצאת.

יש לי ולמיכל כל כך הרבה מה להגיד על זה, שהחלטנו שאנחנו חייבות ליצור עבורכן פודקאסט שמסכם את העניין. [אימוג'י מאושר! יי!]

אם יש לכן שאלות לגבי ניהול יעיל של משימות, לגבי שיטת ה- GTD או לגבי אפליקציית הטודואיסט, רשמו את השאלות בתגובות! מיכל ואני נשתדל לענות על השאלות בפודקאסט.

משימת האושר השנייה שלי היתה לפנות שעה בשבוע ללימודים.

הצלחתי בזכותה לסיים שני קורסים שרכשתי לפני שנה בערך, עצם זה שסיימתי אותם והרגשתי שלא בזבזתי את כספי לשווא; זה לחלוטין הסב לי אושר. ועצם זה שהקורסים באמת תרמו לי; מבחינה מקצועית, נתנו לי השראה והפכו אותי לאשת מקצוע יותר מאושרת; זה בהחלט שווה את זה.

הקושי הוא למצוא את הזמן הזה. במידה מסוימת, אם אנחנו רוצות להקדיש שעה בשבוע ללימודים או לפנאי - אנחנו חייבות להתעקש על השעה הזו.

קיבלתי הרבה המלצות לסגור חלון זהב שבועי שכזה, זמן שמוקדש אך ורק לזה! נשמע הגיוני, אבל לא הצלחתי להתחבר לזה. הזמן הפנוי שלנו הוא דינמי, יש ימים שיש יותר ממנו ויש ימים שיש פחות ממנו.

מה שאנחנו יכולות לעשות זה להיות דינמיות עם הזמן הזה. לראות מתי השבוע אפשר "להשחיל" שעה פנויה, לסגור את השעה הזו ביומן ולהתעקש עליה. להתעקש כאילו זה הדבר הכי דחוף והכי חשוב שיש לכן לעשות.

וההתעקשות הזו לא פשוטה! כי הרציונל אומר שיש דברים יותר חשובים ויותר דחופים לעשות. לי היה נוח לעשות את זה בערב. זה הזמן שבו יש לי יותר סיכוי לגרום לרציונל הזה לשבת בשקט.

בחודש יוני אני מתכוונת לנסות שני דברים פשוטים, אבל יש לי תחושה שהם משני-חיים.

- לא ללחוץ על כפתור הסנוז בבוקר - לצבוע את הציפורניים בלק צבעוני בכל שבוע (ולצלם את זה!)

קראתי הרבה מאוד מאמרים שמשבחים את היקיצה החדה, צלצול שעון מעורר והופ! ערה.

זה מסקרן אותי בעיקר כי אני נמצאת בצד השני, שלוחץ מיליון וחמש פעמים על כפתור הסנוז לפני היקיצה. מה שאומר שם אני צריכה להתעורר ב- 7:00 השעון יצלצל כבר ב- 6:00. אם אני צריכה להתעורר ב- 6:00 השעון יצלצל כבר ב- 5:00. אם אני צריכה להתעורר ב- 5:00… [אימוג'י מבוהל!] הבנתן אותי.

אומרים שהתעוררות ללא סנוז הופכת אותנו לנשים ערניות יותר, השינה משתפרת, יכולת הריכוז עולה ומצב הרוח בבוקר אמור להשתפר פלאים. ממש מתחשק לי לסיים את יוני ולכתוב שזה הפך אותי לטיגריסית של בוקר.

בינתיים אני קצת פחות טיגריס וקצת יותר צב. מעניין אם השעון המעורר באמת יגרום לשינוי.

מה גם שהתעוררות ללא סנוז מצריכה הבנה עמוקה יותר של שינה וערות. כמה זמן אני באמת רוצה לישון? ומתי אני באמת באמת רוצה להתעורר?

זה הולך להיות תהליך מסקרן.

והלק? כי קיץ!

הקיץ מוציא מתוכי את אושרה הצבעונית! זו שרוצה להתפרע בגוונים ובטקסטורות מעניינות! נדמה לי שזו תהיה משימה יצירתית, ואנחנו לגמרי בעניין של להכניס עוד ועוד מקורות יצירתיים בחיינו, נכון?

מי מצטרפת אליי לאתגר חודש יוני?

חודש שמח, בואו נתחיל אותו עם שיר: חודש יוני מתחיל עם ג'ון קרטר-קאש, כמובן. June Carter Cash - Wildwood Flower

שלכן, אושרה